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Informativa sul trattamento dei dati personali degli utenti del servizio scolastico

L’Istituto comprensivo n. 7 della Spezia (in seguito, “Titolare” o “Istituto”), in qualità di titolare del trattamento, informa, ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) e dell’art. 13 del D.Lgs. 196/2003 – così come modificato dal D.Lgs. 101/2018 – che i dati personali di cui è in possesso sono trattati con le modalità e per le finalità di seguito indicate.

1. Definizioni

Categorie di interessati
L’interessato (data subject) è la persona fisica alla quale si riferiscono i dati trattati. L’interessato è quindi il soggetto “proprietario” dei dati personali e su questi conserva dei diritti nei confronti del titolare del trattamento.
Per la descrizione dei trattamenti si usa raggruppare gli interessati in categorie omogenee a seconda del tipo di rapporto che questi hanno con il titolare.
Nei rapporti con l’Istituto si possono individuare le seguenti principali categorie di interessati:

  • famiglie
  • personale tecnico-amministrativo
  • personale docente
  • collaboratori
  • fornitori
  • privati cittadini

Categorie di destinatari

Il GPDR all’art. 4 definisce destinatario “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi”. Pertanto debbono essere considerati destinatari tutti i soggetti che ricevono dati personali da un titolare, sia che siano interni o esterni, sia che li ricevano per eseguire trattamenti per conto del titolare sia che li ricevano per conseguire proprie finalità.
I dati personali potrebbero essere comunicati anche ad altre amministrazioni pubbliche, qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale, quali, ad esempio, ASL, Comune, Provincia, Ufficio Scolastico Regionale, Ambiti Territoriali, Organi di Polizia giudiziaria, Organi di Polizia tributaria, Magistratura, Organismi di vigilanza (quali IVASS), Autorità giudiziarie, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità.
I dati forniti dall’interessato possono essere comunicati a terzi soggetti che forniscono servizi a questa Istituzione scolastica, quali agenzie di viaggio e strutture ricettive (esclusivamente in relazione a gite scolastiche, viaggi d’istruzione e campi scuola), eventuali ditte fornitrici di altri servizi (ad esempio: mensa). La realizzazione di questi trattamenti costituisce una condizione necessaria affinché l’interessato possa usufruire dei relativi servizi.
Detti soggetti trattano i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento. E’ necessario specificare che “le autorità pubbliche a cui i dati personali sono comunicati conformemente a un obbligo legale ai fini dell’esercizio della loro missione istituzionale, quale autorità amministrativa indipendente, non dovrebbero essere considerate destinatari qualora ricevano dati personali che sono necessari a svolgere una specifica indagine nell’interesse generale. In questo caso le richieste di comunicazione inviate dalle autorità pubbliche dovranno essere sempre scritte, motivate e occasionali e non riguarderanno l’intero archivio né potranno condurre all’interconnessione di archivi” (Considerando 31).
I destinatari o le categorie di destinatari ai quali vengono comunicati i dati sono definiti in fase di raccolta dei dati per inserirli nelle informative specifiche all’interessato: banche dati ministeriali, strutture preposte all’acquisto di beni e servizi, alla liquidazione o alla gestione del contenzioso; struttura preposta al rispetto delle norme su trasparenza e anticorruzione.

Finalità istituzionali
Nell’ambito dell’ordinamento italiano l’Istituzione scolastica è un soggetto dotato di capacità giuridica pubblica, persegue finalità di interesse generale, opera in regime di diritto amministrativo ed esercita potestà pubbliche, in sintesi è Pubblica Amministrazione, ai sensi dell’art. 1, c. 2 del D.Lgs. 165/2001 e ss.mm.
Con riferimento alla principale finalità si definisce come “Attività didattica” l’attività volta a garantire il diritto allo studio, l’orientamento in ingresso e in itinere, l’attività curriculare, il tutorato, i programmi di mobilità internazionale ecc.

2. Oggetto del Trattamento

I trattamenti dei dati personali richiesti all’interessato sono effettuati ai sensi dell’art. 6 lettera e) del GDPR, per le seguenti finalità:

  1. iscrizione e frequenza
  2. gestione della carriera
  3. utilizzo dei servizi telematici e di posta elettronica
  4. fruizione di contributi, agevolazioni e servizi
  5. rilevazioni per la valutazione della didattica e per la customer satisfaction
  6. applicazione delle misure di sicurezza degli ambienti di lavoro secondo le disposizioni previste dal D.Lgs. 81/2008
  7. gestione dell’offerta formativa e assegnazione degli incarichi
  8. gestione della struttura organizzativa, dell’anagrafica del personale e registrazione degli eventi di carriera
  9. gestione delle pratiche assicurative e previdenziali, trattamenti assistenziali, denunce e pratiche di infortunio

3. Titolare, responsabile e incaricati

Il Titolare del trattamento è l’Istituto Comprensivo n. 7 della Spezia, in persona del Dirigente scolastico e legale rappresentante.
Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) è indicato nell’apposita sezione “Privacy” del sito web istituzionale.

Responsabili di trattamento
L’Istituzione scolastica si avvale del supporto di fornitori esterni per l’erogazione di alcuni servizi necessari alla gestione tecnico-amministrativa, i quali potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli studenti, ai soli fini della prestazione richiesta.

Incaricati
I dati personali sono trattati all’interno dell’Istituzione scolastica dai docenti nel rispetto dei dati sensibili e dal personale tecnico-amministrativo afferente alle strutture competenti per le varie tipologie di trattamento.

4. Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) del GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.
Senza il consenso espresso – ai sensi dell’art. 6 lett. b) ed e) del GDPR – il trattamento è effettuato con strumenti elettronici, nel rispetto delle misure di sicurezza indicate dal Codice e delle altre individuate dallo stesso Regolamento; i dati vengono conservati secondo le indicazioni delle Regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite da AGID e nei tempi e nei modi indicati dalle Linee Guida per le Istituzioni scolastiche e dai Piani di conservazione e scarto degli archivi scolastici definiti dalla Direzione Generale degli Archivi presso il Ministero dei Beni Culturali (D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 TUDA; Codice dell’amministrazione digitale CAD).

I tempi di conservazione sono stabiliti dalla normativa di riferimento per le Istituzioni scolastiche in materia di Archivistica, ovvero DPR 445/2000, D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137 (G.U. n. 45 del 24 febbraio 2004, s.o. n. 28).
I dati personali forniti sono inoltrati ai seguenti gestori di dati individuati come “responsabili del trattamento” nell’art . 3 e nell’art. 28 del GDPR, se previsti quali:

  1. inserimento nella banca dati ministeriale: SIDI
  2. archiviazione in home/cloud presso il gestore di archiviazione dell’Istituto comprensivo: “Gruppo Spaggiari” – Parma
  3. conservazione digitale del fascicolo alunno per tempo illimitato presso il conservatore: Namirial S.p.A.
  4. i dati sono trasmessi alle articolazioni centrali del Miur facendo sorgere l’obbligo di verifica anche al Ministero della compliance alla GDPR.

5. Finalità del trattamento

  1. Registrazione per adempimento di un obbligo normativo (es. leggi o regolamenti)
  2. Registrazione di eventi per vincoli di natura sistemistica (es. dati che per motivi di carattere tecnico sono strettamente necessari per l’erogazione di un servizio)
  3. Registrazione di eventi per garantire la protezione dei dati e/o dei sistemi informatici (es. per supportare attività proattive o reattive di cyber security o di protezione dei dati)
  4. Registrazione di eventi a supporto del troubleshooting per garantire il regolare funzionamento dei servizi informatici
  5. Registrazione della sequenza di eventi generati dagli utenti nell’ambito di un processo amministrativo al fine di supportare attività di ricostruzione e verifica
  6. Verifica del reale utilizzo di un servizio o di un suo utilizzo coerente con le finalità d’uso previste ed autorizzate.

6. Trasferimento dati

I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea.
Il Titolare ha facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avviene in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

7. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati per le finalità sopra espresse è obbligatorio. In loro assenza, non possono essere garantiti i servizi previsti dall’ordinamento scolastico.

8. Diritti dell’interessato

All’interessato sono riconosciuti i diritti di cui all’art. 15 del GDPR e precisamente i diritti di:

  1. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile
  2. ottenere l’indicazione:
    1. dell’origine dei dati personali;
    2. delle finalità e modalità del trattamento;
    3. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
    4. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 3, comma 1, GDPR;
    5. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati
  3. ottenere:
    1. l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati
    2. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati
    3. l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a. e b. sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato
  4. opporsi, in tutto o in parte:
    1. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta
    2. al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante email e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea.

Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto 4b, per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate, si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte.
Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.
Ove applicabili, l’interessato ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 del GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.

9. Modalità di esercizio dei diritti

L’interessato può in qualsiasi momento esercitare i suoi diritti inviando richiesta tramite:
e-mail all’indirizzo spic819009@istruzione.it
PEC all’indirizzo spic819009@pec.istruzione.it
posta all’indirizzo: Istituto comprensivo n. 7 della Spezia – Via del Canaletto 165 – 19126 La Spezia
telefono: +39 0187 509683